Gestión del Correo
¿Cuánto tiempo ocupas con la lectura de tus emails diarios?
¿No encuentras un email que recibiste y tienes que revisar?
¿Cuántos correos tienes en tu Bandeja de Entrada?
En este artículo voy a intentar dar unos consejos para una mejor y más eficiente gestión de nuestros emails.
La Bandeja de Entrada, es solo eso, DE ENTRADA. En ella solamente deberemos tener los correos que aún no hemos contestado. No es operativo tener cientos de correos, incluso he visto bandejas de entrada con 3.000 y 4.000 correos. Imaginaos localizar ahí un email.
Dedica un tiempo a leer y responder tus mensajes. Una vez que contestas un mensaje debes de archivarlo en una carpeta específica y quitarlo de la bandeja de entrada. De esta forma siempre tendrás a mano lo “pendiente”.
En tu Gestor de correo, puedes tener, en tu panel de carpetas, tantas como quieras y puedes archivar de la manera que para ti sea más cómodo:
Carpetas Genéricas: Proveedores, Clientes, Bancos, Organismos Oficiales, …
Carpetas Personalizadas: Por el nombre, por proyecto, por tipos de gestiones, etc.
Elige el sistema que más te guste. Como cuando archivabas en los archivadores tradicionales. Así cuando tengas que localizar un correo de alguien o de algo en concreto, puedes buscar directamente en las carpetas adecuadas. Verás cómo lo localizas más rápidamente.
Hay distintos criterios sobre cuándo revisar el correo. Hay quien prefiere hacerlo en la primera hora según inicia su jornada laboral y otros más tarde cuando ya han realizado lo primero que tenían en su agenda.
Estos últimos dicen que con este sistema se evita cambiar lo agendado que ya teníamos previsto, pero a mí me gusta más la primera opción. De esta forma si ha surgido algún imprevisto (que siempre es probable) puedes reaccionar a tiempo y reajustar la misma.
Imagínate que tenías una cita a primera hora y te la cancelan con un email. Si no lo miras puedes presentarte en la cita y darte un paseo en balde.
Lo que no recomiendo es estar mirándolo a cada rato. Esto no solo nos quita mucho tiempo, sino que nos interrumpe en la realización de nuestro trabajo. Revísalo un par de veces por la mañana y un par de veces por la tarde.
Si eres de los que tu teléfono te avisa cada vez que te llega un email, te recomiendo que, si te gusta ese sistema, solo leas el Asunto y/o el remitente y, si no es urgente, lo dejes para responder en otro momento.
Un buen trabajo planificado y organizado será siempre mucho más rentable y eficiente para ti que estar saltando de una tarea a otra.
Además, debes saber que hay sistemas para que tus correos entren directamente a las carpetas que tú definas y de esa forma una vez leídos y contestados ya no hay que archivarlos.
Esto se realiza mediante la gestión de Categorías, Seguimiento, Filtros, Reglas, Etiquetas, etc.
En casi todos, por no decir todos, los gestores de correo electrónico (Google Mail, Outlook, Windows Live Mail, etc.) hay utilidades y herramientas para crear estas reglas.
Estas reglas se pueden configurar para cuando se reciba el correo, lo hayas leído o lo hayas respondido, depende de cómo te guste gestionar tu correo, pero eso puede ser el tema de otro consejo.
Espero que este artículo te haya sido de utilidad. Para cualquier consulta en temas de administración y/o gestión, no dudes en contactarme.
¡Hasta pronto!
Autora: Isabel Montero (Mi Asesora)
